回 Systém na riadenie dokumentov

DMS podporuje procesné riadenie dokumentácie v organizácii akéhokoľvek zamerania, veľkosti či organizačnej zložitosti. Zlepšuje celý cyklus tvorby a zdieľania dokumentov s dôrazom na efektívnosť a bezpečnosť spolupráce. Procesy sú voľne konfigurovateľné s možnosťou zapojenia interných pracovníkov aj externých partnerov len prostredníctvom internetového prehliadača. Systém podporuje štruktúrovanie dokumentov, kategorizáciu, verziovanie, schvaľovanie, vlastné číselníky, hromadný import a mnohé ďalšie funkcie.
 

  • Správne dokumenty na správnom mieste v správnom čase
  • Rýchlo implementovateľný a obľúbený medzi používateľmi
  • Zdieľanie dokumentov rôznorodého typu, obsahu a formátu
  • Úplná procesná podpora s pružným nastavením postupov
  • Rastie s vašimi potrebami aj za hranicu riadenia dokumentov

 

 

Funkcionalita

Zdroje dokumentov

  • Vytvorenie nového dokumentu manuálnym vyplnením formulárových polí
  • Automatické importovanie z firemného úložiska elektronických súborov
  • Papierové dokumenty či zásielky prostredníctvom skenovacích prístojov
  • E-mailové správy s prílohami doručené na definované e-mailové adresy
  • Univerzálny import cez databázu s načítaním metadát z iných systémov
  • Priamy import dokumentového procesu (využívaný napríklad pri migrácii)

Manuálne operácie

  • Editácia riadiaceho záznamu dokumentu
  • Zadanie úlohy vybranému pracovníkovi
  • Schválenie dokumentu do používania
  • Vykonanie vlastnej úlohy podľa zadania
  • Zneplatnenie vybraného dokumentu
  • a iné podľa špecifických požiadaviek

Automatické operácie

  • Získavanie metadát z iných systémov v nastavených časoch
  • Vytváranie logických väzieb medzi dokumentami navzájom
  • Vytváranie väzieb dokumentov na ďalšie súvisiace procesy
  • Sledovanie termínov vykonania úlohy s eskaláciou riešenia
  • Verziovanie - samočinné zvýšenie verzie pri zmene súboru
  • a iné podľa špecifických požiadaviek

Prístupové práva

  • Viditeľnosť dokumentov (procesov) v hlavnom zozname
  • Zobrazenie detailného prehľadu pre vybraný dokument
  • Otváranie priložených fyzických súborov k dokumentu
  • Špeciálne riešenie oprávnení pre tzv. "tajný dokument"
  • Práva na základe príslušnosti k organizačným zložkám
  • Práva podľa kategorizácie dokumentov (typy a skupiny)

Ostatné funkcie

  • Parametrická notifikácia pracovníkov, napr. e-mailová správa o prijatí faktúry > 500 Eur
  • Vlastná konfigurácia: importy, spoločnosti, kategórie dokumentov, typy príloh, a pod.
  • Jednoznačná identifikácia dokumentov s využitím čiarových či iných optických kódov
  • Reporty ako štatistiky spracovaných dokumentov, prehľady vykonávaných úloh, a pod.
  • Priority pre riešenie úloh v správnom poradí na základe ich dôležitosti a naliehavosti
  • Konfigurovateľnosť dokumentových procesov podľa špecifických potrieb organizácie

 

Implementácie

Aegon Slovensko - Centralizovaná správa dokumentov pre všetky organizačné zložky; Nahradenie pôvodného neefektívneho riešenia; Migrácia miliónov historických dokumentov; Komunikácia s produkčnými systémami cez servisné rozhranie alebo hromadný import; Procesný a komunikačný engine P4P ... VIAC

Arca Capital Slovakia - Procesné spracovanie dokumentácie v sieti viacerých firiem; Zjednotenie pracovných postupov; Všetky dokumenty na jednom mieste; Prehľadná správa prístupov; Zvýšenie bezpečnosti; Automatické vytváranie dokumentov na základe prijatých e-mailových správ a ďalšie prínosné funkcie ... VIAC

 

Technológia

Pri vývoji DMS bola využitá platforma Portal 4 Processes z dieľne F4S. Modely procesov a obrazoviek vo formáte BPMN a XML boli implementované podľa špecifických požiadaviek bez potreby meniť zdrojový kód. Týmto spôsobom je možné pripraviť ďaľšie procesné riešenia pre rozličné aplikačné oblasti, viď. procesné systémy.