Príklad: Správa dokumentov

Automatizovaný cyklus dokumentácie rôznorodej zložitosti, zahájený vytvorením prvej a končiaci schválením finálnej verzie. Umožňuje zdieľanie elektronických súborov medzi autorom, spoluautormi, oponentmi, ako aj ďalšími účastníkmi. Postupné zmeny spôsobom „Check – IN / OUT“ s autorizáciou dokumentov. Pomenovanie súborov a číslovanie verzií je prispôsobiteľné firemným pravidlám.

Dokumenty môžu byť výstupmi ostatných procesov, ako obchodné prípady, príležitostné úlohy, schvaľovacie konania, a ďalších. 

 

Diagram BPMN: Proces tvorby internej dokumentácie.

Obrazovka: Formulár pre vloženie novej verzie dokumentu.

Možnosti využitia:

  • Spracovanie internej dokumentácie v rámci firmy
    • Príklad: Konštrukčné alebo technologické návrhy
    • Príklad: Rozličné manažérske plány a hodnotenia
    • a ďalšie ...
  • Zdieľanie vybraných dokumentov s obchodnými partnermi
    • Príklad: Katalógy, výrobkové špecifikácie, návody
    • Príklad: Preberacie protokoly, výkazy, osvedčenia
    • a ďalšie ...

Účastníci:

  • Iniciátor (autor)
    • Vytvára prvú verziu a poveruje zodpovedného
    • Sleduje celý cyklus tvorby daného dokumentu
  • Zodpovedný
    • Schvaľuje prvú verziu a zodpovedá za ďalšie spracovanie
    • Aktualizuje parametre dokumentu podľa vývoja procesu
    • Sprístupňuje dokument na prezeranie iným pracovníkom
    • Zadáva pracovníkom úlohy na dokumente "check - OUT"
    • Schvaľuje všetky ďalšie verzie v priebehu celého procesu
    • Je oprávnený dokument zneplatniť, t.j. zakázať použitie
  • Spoluautor (oponent)
    • Prijíma úlohu podľa zadania zodpovedného pracovníka
    • Vytvára novú verziu dokumentu v systéme "check - IN"

Vstupy:

  • Názov, kľúčové slová a ostatné parametre
  • Pracovník vecne zodpovedný za dokument
  • Prílohy - Verzie súborov pred schválením

Výstupy:

  • Poznámky spoluautorov a oponentov
  • Poznámky zodpovedného pracovníka
  • Prílohy - Schválené verzie súborov

Zoznam dokumentov a formulár pre vloženie verzie.

Detailný prehľad dokumentu a priložených súborov.